Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) và chứng nhận lãnh sự (CNLS) là hai thủ tục phổ biến cần được thực hiện khi muốn công nhận, sử dụng giấy tờ tài liệu nước ngoài ở Việt Nam và ngược lại. Tuy nhiên hai thủ tục này khá dễ nhầm lẫn với nhau nên bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự, giúp bạn đọc nắm rõ:
- Đối tượng áp dụng của HPHLS và CNLS
- Cơ quan có thẩm quyền
- Ngôn ngữ sử dụng để HPHLS và CNLS
- Quy trình, thủ tục thực hiện
- Lệ phí cho từng thủ tục
Với những thông tin chi tiết, đầy đủ trong bài viết, bạn sẽ nắm vững được sự khác biệt giữa hai thủ tục phổ biến này. Điều đó sẽ giúp bạn lựa chọn được thủ tục phù hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc hợp pháp hoá.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là gì?
Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định rất rõ về định nghĩa của hai thủ tục này, cụ thể:
“Hợp pháp hóa lãnh sự” (HPHLS) là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
“Chứng nhận lãnh sự” (CNLS) là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Dựa trên định nghĩa này, chúng ta hiểu rằng HPHLS, CNLS chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Sau khi trình bày định nghĩa của hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự, chúng ta sẽ đi sâu so sánh sự khác biệt giữa hai thủ tục này. Bảng so sánh dưới đây sẽ tổng hợp những điểm tương đồng và khác biệt chính về đối tượng, cơ quan có thẩm quyền, thủ tục và lệ phí giữa HPHLS và CNLS để bạn đọc dễ dàng theo dõi.
2. Bảng so sánh hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
| Tiêu chí | Hợp pháp hóa lãnh sự | Chứng nhận lãnh sự |
| Đối tượng | Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài muốn được công nhận, sử dụng tại Việt Nam | Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam muốn được công nhận, sử dụng ở nước ngoài |
| Cơ quan có thẩm quyền | Bộ ngoại giao ở trong nước (Bộ ngoại giao có thể uỷ quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị HPHLS, CNLS)Tìm hiểu thông tin Bộ ngoại giao tại: https://chinhphu.vn/thong-tin-bo-nganh-bo-ngoai-giaoCơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện) có thẩm quyền HPHLS, CNLS ở nước ngoài)Tìm hiểu thông tin về Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài: https://lanhsuvietnam.gov.vn/Lists/co-quan-dai-dien-ngoai-giao-vn-o-nuoc-ngoai | |
| Ngôn ngữ | Ngôn ngữ sử dụng để HPHLS và CNLS là tiếng Việt và tiếng chính thức của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng hoặc Tiếng Anh, tiếng Pháp. | |
| Quy trình, thủ tục thực hiện | Hồ sơ bao gồm: – 01 Tờ khai HPHLS theo mẫu quy định; – Xuất trình giấy tờ tùy thân (nếu nộp trực tiếp)/ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (nếu nộp qua đường bưu điện); – Giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS01 Bản dịch giấy tờ, tài liệu được HPSLS sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu tài liệu không được lập bằng thứ tiếng trên); – 01 Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS và bản dịch để lưu tại Bộ Ngoại giao. Thời hạn xử lý: – 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. – 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên. | Hồ sơ bao gồm: – 01 Tờ khai đề nghị CNLS theo mẫu quy định; – Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (nếu nộp trực tiếp)/ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (nếu nộp qua đường bưu điện); – Giấy tờ, tài liệu đề nghị được CNLS, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện. Thời hạn xử lý: – 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. – 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên. |
| Phí, lệ phí | 30.000 đồng/lần | 30.000 đồng/lần |
Xem quy định chi tiết về phí, lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự tại đây
Như vậy, qua bài viết trên có thể thấy sự khác biệt và vai trò của hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) và chứng nhận lãnh sự (CNLS). Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng giấy tờ, tài liệu của mình mà bạn lựa chọn áp dụng đúng loại hình thủ tục. Nếu là giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam thì hợp pháp hóa lãnh sự. Còn nếu giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài thì chứng nhận lãnh sự.
Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự, hãy comment bên dưới để chúng tôi giải đáp.
Tìm hiểu thêm về thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự tại: https://joiegarden.vn/thu-tuc-hop-phap-hoa-lanh-su-cap-nhat-le-phi-2023/
