“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Trong thời đại quốc tế hoá, các vụ việc pháp lý trong mối quan hệ giữa cá nhân, tổ chức của Việt Nam và cá nhân, tổ chức của các nước trên thế giới gia tăng và phổ biến hơn bao giờ hết. Theo đó, nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (HPHSL) và chứng nhận lãnh sự (CNLS) tăng theo.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của Luật Việt Nam hiện hành
1. Trình tự thực hiện HPHLS
1.1. Quy trình thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu Việt Nam sử dụng tại nước ngoài.
1.2. Quy trình thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam.
2. Hình thức nộp hồ sơ HPHLS
Hiện nay, có 02 hình thức nộp hồ sơ HPHLS: trực tuyến và dịch vụ bưu chính.
Thông tin về thời gian xử lý, lệ phí, quy trình xử lý của 02 hình thức nộp hồ sơ là tương tự nhau.
– Thời gian xử lý:
+ 01 ngày làm việc kể từ ngày cán bộ tiếp nhận hồ sơ nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
+ Không quá 05 ngày trong trường hợp hồ sơ số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên.
Nếu hồ sơ đề nghị HPHLS chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực của chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người thẩm quyền của nước ngoài thì Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan đó xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho người đề nghị HPHLS.
– Phí, lệ phí (cập nhật năm 2013):
+ Chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/lần
+ Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/lần
– Một số lưu ý:
+ Phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thu bằng Đồng Việt Nam.
+ Lệ phí được nộp cùng lúc với nộp hồ sơ, biên lai thu phí được trả lại khi nhận kết quả.
+ Mức phí trong bước Chứng nhận bởi cơ quan ngoại giao nước ngoài sẽ khác nhau ở từng quốc gia vì mỗi quốc gia sẽ có quy định riêng về khoản phí này.
+ Hai trường hợp không thu lệ phí:
- Trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thỏa thuận có quy định khác thì thực hiện theo quy định đó.
- Miễn thu phí CNLS và HPHLS đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “theo nguyên tắc có đi có lại”.
3. Cơ quan thực hiện HPHLS
3.1. Trong nước
– Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
- Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội (024 3799 3125)
– Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh – Bộ ngoại giao
- Địa chỉ: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh (028 3822 4224)
3.2. Nước ngoài
– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Thường là Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
– Xem chi tiết thông tin các Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại các nước trên thế giới tại: https://lanhsuvietnam.gov.vn/Lists/co quan dai dien ngoai giao viet nam o nuoc ngoai
4. Thành phần hồ sơ yêu cầu HPHLS
1/ 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
Mẫu tờ khai:
2/ Bản chính giấy tờ tùy thân
Trường hợp nộp trực tiếp:
+ Chứng minh nhân dân.
+ Căn cước công dân.
+ Hộ chiếu.
+ Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
Trường hợp nộp qua đường bưu điện:
Bản chụp của một trong các giấy tờ tùy thân nêu trên.
Lưu ý: Giấy tờ này không cần phải chứng thực
3/ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
4/ 01 Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS.
5/ 01 Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. (nếu giấy tờ, tài liệu đó thể hiện bằng ngôn ngữ khác) (Bản dịch này không phải chứng thực, người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch).
6/ 01 Bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
7/ 01 Phong bì ghi rõ thông tin người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
5. Thời hạn sử dụng giấy tờ, tài liệu đã được HPHLS
Căn cứ quy định hiện hành tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BNG thì không có quy định cụ thể thời hạn sử dụng giấy tờ, tài liệu đã được HPHLS.
Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể sử dụng hồ sơ HPHLS đó vô thời hạn được hay không? Điều này sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng của từng loại giấy tờ, tài liệu HPHLS và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ đã được HPHLS.
Mỗi cơ quan chức năng có yêu cầu thời hạn hồ sơ HPHLS nhất định. Thông thường hồ sơ sẽ được yêu cầu công chứng, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự trong khoảng 3 tháng đến 6 tháng.
Để đáp ứng đúng yêu cầu hồ sơ tại Cơ quan tiếp nhận giấy tờ, tài liệu được HPHLS thì hãy nắm chi tiết yêu cầu của cơ quan đó nhé!
Bài viết đã chia sẻ đến bạn đọc thông tin chi tiết về thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự như trình tự thực hiện của cơ quan chức năng, hình thức nộp hồ sơ, thời gian xử lý, mức phí, lệ phí cập nhật năm 2023 và danh sách thành phần hồ sơ yêu cầu HPHLS theo yêu cầu mới nhất của Bộ Ngoại giao Việt Nam.
Nếu bạn đang có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự thì JOIE GARDEN sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn.
———————
Nguồn tài liệu tham khảo:
https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-Introduction.aspx
https://dichvucong.gov.vn/thu tuc hanh chinh/HPHLS
https://visana.vn/hop-phap-hoa-lanh-su/
Đọc thêm Hợp pháp hoá lãnh sự trước khi dịch thuật công chứng tại: https://joiegarden.vn/hop-phap-hoa-lanh-su-truoc-khi-dich-thuat-cong-chung/
