Năm 2025 đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực dịch vụ lãnh sự với việc ban hành Nghị định 196/2025/NĐ-CP, mang đến 3 cách thức nộp hồ sơ linh hoạt và quy trình mới. Từ việc nộp hồ sơ trực tiếp, bưu điện đến nộp hồ sơ trực tuyến, tất cả đều được thiết kế để tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa cho công dân.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn từ A-Z về thủ tục chứng nhận lãnh sự năm 2025, giúp bạn nắm vững mọi bước từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận kết quả, đồng thời cập nhật những thay đổi mới nhất để bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Chứng nhận lãnh sự là gì?
Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Tìm hiểu thêm Sự khác biệt giữa Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hoá lãnh sự tại đây
Khi nào cần làm chứng nhận lãnh sự?
Các trường hợp thường gặp:
- Du học: Bằng cấp, học bạ, giấy chứng nhận tiếng Anh
- Làm việc tại nước ngoài: Bằng cấp, chứng chỉ nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc
- Kết hôn với người nước ngoài: Giấy xác nhận độc thân, giấy khai sinh
- Định cư: Các giấy tờ cá nhân, tài sản
- Kinh doanh quốc tế: Giấy phép kinh doanh, hợp đồng thương mại
Thủ tục chứng nhận lãnh sự 2025 – Quy trình 4 bước
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Tài liệu gốc cần chứng nhận:
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự
- 01 Bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước
- Đơn đề nghị chứng nhận lãnh sự
- Bản chính hoặc bản sao thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/ giấy chứng nhân căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng
- Lệ phí chứng nhận
Tải Đơn đề nghị chứng nhận lãnh sự:
Bước 2: Nộp hồ sơ theo 3 cách thức (Nghị định 196/2025)
Theo quy định mới tại Nghị định 196/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 03/8/2025, có 3 cách thức nộp hồ sơ:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp
- Tại Bộ Ngoại giao Việt Nam (Hà Nội)
- Tại Sở Ngoại vụ các tỉnh/thành phố được ủy quyền
- Tại Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài (đối với kiều bào)
Cách 2: Nộp hồ sơ qua đường bưu điện
- Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền
- Cần có bản sao giấy tờ tùy thân thay vì xuất trình bản gốc
- Phí chuyển phát được tính thêm
Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến (mới)
- Thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến
- Tải lên bản điện tử của các giấy tờ cần thiết
- Thanh toán lệ phí online
- Nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc lấy trực tiếp
Nộp hồ sơ trực tuyến là cách thức nộp mới được quy định chi tiết như sau:
Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh, cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
Bước 2: Sau khi hoàn tất bước nộp hồ sơ, người đề nghị được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ. (Người đề nghị có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ).
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền thực hiện kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, phù hợp: Yêu cầu người đề nghị bổ sung, hoàn thiện giấy tờ cần thiết theo Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ: Gửi thông báo nộp phí cho người đề nghị qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại.
- Hồ sơ được tiếp nhận chính thức để xử lý, cấp Giấy phép tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả khi hồ sơ được hoàn thiện, bổ sung, đảm bảo đầy đủ, phù hợp và nộp phí theo quy định.
- Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời han đã hẹn thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo đúng cách thức được quy định.
Bước 3: Chờ xử lý hồ sơ
Thời hạn giải quyết:
- Từ 01 – 04 giấy tờ, tài liệu: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhân đủ hồ sơ hợp lệ
- Từ 05 – 09 giấy tờ, tài liệu: không quá 02 ngày làm việc
- Từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 04 ngày làm việc
Bước 4: Nhận kết quả
Nhận tài liệu đã được chứng nhận lãnh sự trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
Lưu ý quan trọng khi làm hồ sơ
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp
- Chuẩn bị đầy đủ bản gốc và bản sao
- Tìm hiểu yêu cầu cụ thể của nước đến
- Lưu ý thời hạn hiệu lực của chứng nhận
Kết luận
Thủ tục chứng nhận lãnh sự năm 2025 đã được cải tiến với nhiều tiện ích mới như nộp hồ sơ online, mã QR xác thực. Để đảm bảo thành công, hãy chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tìm hiểu kỹ yêu cầu của nước đích. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với các cơ quan có thẩm quyền để được tư vấn chi tiết.
Bài viết được cập nhật theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP và các quy định mới nhất có hiệu lực từ tháng 8/2025. Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết về thủ tục chứng nhận lãnh sự và dịch vụ làm hồ sơ chuyên nghiệp, bạn có thể liên hệ đến Joie Garden – đơn vị uy tín trong lĩnh vực dịch vụ lãnh sự.
