Danh sách và hướng dẫn các thủ tục Chứng nhận lãnh sự chính

Danh sách các thủ tục chứng nhận

Nơi nộpLoại hồ sơ chứng nhậnNội dung chứng nhận
Cơ quan hành chính trong nước NhậtChứng nhận lưu trú(tiếng Nhật)Giấy tờ chứng nhận địa chỉ hiện tại ở Việt Nam (thay thế cho giấy cư trú).
Chứng nhận chữ ký (và điểm chỉ) (tiếng Nhật)Sử dụng thay thế cho giấy chứng nhận con dấu.
Cơ quan hành chính tại Việt NamChứng nhận thông tin nhân thân dựa trên hộ tịch (tiếng Anh)Trích lục thông tin từ hộ tịch (bản sao) để chứng minh các thông tin như khai sinh, độc thân, v.v.
Chứng nhận con dấu do cơ quan công quyền Nhật Bản cấp (tiếng Anh)Chứng nhận con dấu công khai hoặc chữ ký trên văn bản do cơ quan công quyền Nhật Bản cấp là chính xác.
Chứng nhận con dấu của trường học hoặc cơ quan khác (tiếng Anh)Chứng nhận con dấu hoặc chữ ký của trường học, trường đại học, v.v., ở Nhật là chính xác.
Chứng nhận chữ ký (và điểm chỉ) (tiếng Anh)Chứng nhận chữ ký là của người liên quan trong thủ tục hành chính địa phương.
Chứng nhận trích lục nội dung bằng lái xe ô tô (tiếng Anh)Chứng nhận nội dung trích lục của bằng lái xe tại Nhật Bản.
Chứng nhận hộ chiếu (tiếng Anh)Chứng nhận sở hữu hộ chiếu còn hiệu lực sử dụng.
Chứng nhận của cảnh sát (tiếng Nhật, Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha)Chứng nhận việc có hoặc không có phạm tội trong nội địa Nhật Bản.

Chứng nhận lưu trú

(Tiếng Nhật: Dùng trong nước Nhật Bản)

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc
  2. Bản gốc của một trong các giấy tờ có ghi địa chỉ và thời gian bắt đầu lưu trú tại Việt nam như sau:
  3. Hợp đồng thuê nhà
  4. Hợp đồng lưu trú dài hạn với khách sạn
  5. Sổ lưu trú
  6. Giấy chứng nhận lưu trú do công an cấp (Cấp trong vòng 3 tháng trở lại)

【Điều kiện để xin chứng nhận】

  1. Người mang quốc tịch Nhật
  2. Người đã sống ở Việt Nam từ 3 tháng trở lên hoặc đã nộp thông báo dự định sinh sống tại Việt Nam cho Lãnh sự quán.
  3. Không có đăng ký cư trú tại Nhật Bản (Đã nộp thông báo chuyển ra nước ngoài tại cơ quan hành chính địa phương Nhật Bản v.v.).

【Số ngày cấp】Cấp ngay trong ngày


Chứng nhận chữ ký (và điểm chỉ)

(Tiếng Nhật: Dùng trong nước Nhật Bản)

Chứng nhận chữ ký và điểm chỉ của người nộp đơn là của chính họ. Giấy chứng nhận này được sử dụng trong các thủ tục như đăng ký bất động sản, vay ngân hàng, thay đổi tên trong giấy đăng ký ô tô, v.v.

Hình thức chứng nhận chữ ký có hai loại:

  1. Hình thức độc lập: Đây là hình thức mà người nộp đơn ký tên và đóng dấu vân tay trên mẫu đơn xin được cung cấp sẵn, và chúng tôi chứng nhận rằng chữ ký và dấu vân tay đó là của chính họ. Hình thức này tương tự với chứng nhận con dấu được cấp tại các cơ quan hành chính địa phương ở Nhật Bản.
  2. Hình thức kèm theo: Đây là hình thức khi người nộp đơn có sẵn một mẫu văn bản theo quy định mà họ phải ký tên. Tại quầy lãnh sự của chúng tôi, họ sẽ ký tên trên mẫu văn bản đó, và chúng tôi chứng nhận rằng chữ ký trên văn bản này là của chính họ.

Ngoài ra, đối với các thủ tục tại Sở Tư pháp Nhật Bản hoặc các thủ tục quan trọng khác, thường sẽ yêu cầu hình thức kèm theo. Vì vậy, trước khi nộp đơn, hãy chắc chắn xác nhận với cơ quan tiếp nhận phía Nhật Bản rằng cần sử dụng hình thức độc lập hay hình thức kèm theo.

Hơn nữa, trong nhiều trường hợp, Giấy chứng nhận lưu trú cũng được yêu cầu cùng với chứng nhận chữ ký này. Vì vậy, vui lòng kiểm tra thông tin cần thiết trước khi nộp đơn.

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc
  2. Đơn xin chứng nhận (Có tại Tổng lãnh sự)
  3. Hồ sơ cần chữ ký (Nếu chỉ cần hình thức độc lập thì không cần)

【Điều kiện để xin chứng nhận】

Không có đăng ký cư trú tại Nhật Bản (Đã nộp thông báo chuyển ra nước ngoài tại cơ quan hành chính địa phương Nhật Bản v.v.)

【Thời gian cấp】Cấp ngay trong ngày


Chứng nhận thông tin nhân thân dựa trên hộ tịch

(Tiếng Anh: Dùng trong nước Việt Nam)

Các giấy tờ này cần thiết khi thực hiện các thủ tục kết hôn tại Việt Nam, nộp đơn xin giấy phép cư trú cho gia đình đi cùng, v.v. Tại Tổng lãnh sự, các giấy chứng nhận sau sẽ được cấp bằng tiếng Anh dựa trên bản gốc của sổ hộ tịch (bản sao đầy đủ hoặc trích lục).

Lưu ý rằng, trong quá trình thực hiện thủ tục kết hôn theo phương thức của Việt Nam, các loại giấy tờ yêu cầu có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ quan tư pháp của từng Ủy ban Nhân dân. Vì vậy, trước khi nộp đơn hãy xác nhận loại giấy tờ nào cần thiết. Ngoài ra, trong trường hợp có tiền sử ly hôn, thông thường sẽ cần phải xuất trình giấy chứng nhận ly hôn trong thủ tục kết hôn tại Việt Nam.

  • Giấy chứng nhận khai sinh
  • Giấy chứng nhận độc thân
  • Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn ※1
  • Giấy chứng nhận kết hôn
  • Giấy chứng nhận ly hôn
  • Giấy chứng tử

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc(của người nộp đơn hoặc người đại diện tại quầy)
  2. 1 bộ bản gốc sổ hộ khẩu/trích lục, cấp trong vòng 3 tháng trở lại ※2
  3. Đơn đăng ký: 1 bản (Chọn một trong hai: phiên bản Nhật – Anh hoặc Nhật – Việt) Đơn đăng ký→(Nhật – Anh Excel)(Nhật – Anh PDF),(Nhật – Việt Excel)(Nhật – Việt PDF)Mẫu điền đơn→Mẫu điền đơn
  4. Bảng nhập liệu:1 bản

Bảng nhập liệu ①(Dùng cho khai sinh, độc thân, đủ điều kiện kết hôn)→(Excel)(PDF

Bảng nhập liệu②(Dùng cho kết hôn, ly hôn, chứng tử)→(Excel)(PDF

Bảng nhập liệu mẫu→Bảng nhập liệu①Bảng nhập liệu ②

(Lưu ý): Nếu đơn được thực hiện bởi người được ủy quyền, người đưa ra yêu cầu phải điền trước vào “bảng nhập liệu”. Xin lưu ý rằng chúng tôi có thể không chấp nhận đơn đăng ký của bạn nếu bảng điền không được điền đầy đủ.

5. Bản gốc giấy ủy quyền và hộ chiếu người được ủy quyền (bản sao) (Khi ủy quyền cho người khác đi đăng ký)

Mẫu đơn giấy ủy quyền→(Word)(PDF

6. Giấy tờ công chứng có thể xác nhận cách viết tên (như hộ chiếu, v.v.): bản gốc (trong trường hợp tên được ghi không theo kiểu Hepburn hoặc tên của người nước ngoài như vợ/chồng được ghi trong hộ tịch).

7. Bản gốc căn cước của đối tượng kết hôn (Chứng minh nhân dân) hoặc hộ chiếu (Chỉ khi xin giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn)

8. Giấy giải thích lý do không thể đến trực tiếp (mẫu tự do): 1 bản (Chỉ khi người xin giấy chứng nhận độc thân vì lý do bất khả kháng không thể đến) ※3

【Thời gian cấp】2~3 ngày


Chứng nhận con dấu do cơ quan công quyền Nhật Bản cấp

(Tiếng Anh: Dùng trong nước Việt Nam)

Đây là tài liệu xác nhận bằng tiếng Anh rằng con dấu (hoặc chữ ký) trên công văn chính thức do cơ quan hành chính Nhật Bản (quốc gia, chính quyền địa phương, tòa án, v.v.) phát hành là chính xác. Tài liệu này thường được yêu cầu trong các thủ tục hành chính khác nhau như giấy phép lao động, đăng ký công ty, v.v.

Lưu ý 2:
Con dấu của “Đăng ký viên” trên bản sao hoặc trích lục đăng ký kinh doanh và chứng nhận đăng ký công ty không thể xử lý trực tiếp. Cần phải đem theo tài liệu có con dấu xác nhận của Trưởng phòng Tư pháp địa phương.

Lưu ý 3:
Các văn bản cá nhân như điều lệ công ty, giấy ủy quyền, hồ sơ công việc, kinh nghiệm làm việc, hoặc các văn bản từ các trường chuyên môn tư thục không thể xử lý trực tiếp.
Để chuyển đổi các văn bản này thành công văn chính thức, cần công chứng tại văn phòng công chứng Nhật Bản và sau đó xin chứng nhận tại Văn phòng Tư pháp địa phương. Cơ quan này sẽ chứng nhận tính xác thực của con dấu Trưởng phòng Tư pháp địa phương.
Ngoài ra, tài liệu cần chứng nhận không được tự ý tháo ghim (hoặc kẹp) do các cơ quan công chứng hoặc Văn phòng Tư pháp đã niêm phong. (Trường hợp người đại diện tháo ghim để sao chép tài liệu là rất phổ biến, vì vậy cần đặc biệt chú ý.)

Lưu ý 4:
Trong trường hợp tài liệu công ty như trích lục đăng ký kinh doanh được nộp, người đại diện công ty là người nộp đơn. Tuy nhiên, nếu các thủ tục nội bộ cần nhiều thời gian, có thể nộp các tài liệu liên quan như trích lục đăng ký kinh doanh hoặc thông tin từ website công ty để xác minh rằng người nộp đơn là thành viên hội đồng quản trị. Theo một số trường hợp đặc biệt, cơ quan này có thể chấp nhận đơn từ thành viên ban quản trị hoặc người đại diện được ủy quyền bởi thành viên ban quản trị. Ngoài ra, nếu có tài liệu xác nhận mối quan hệ giữa công ty địa phương và chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Nhật Bản, đơn cũng có thể được nộp bởi người đại diện được ghi trong giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép thành lập tại Việt Nam.

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc(của người nộp đơn hoặc người đại diện tại quầy)
  2. Bản gốc văn bản cần chứng nhận (trong vòng 6 tháng kể từ ngày phát hành)
  3. Đơn đăng ký: 1 bản (chọn một trong hai: phiên bản Nhật – Anh hoặc Nhật – Việt)

Đơn đăng ký →(Nhật – Anh Excel)(Nhật – Anh PDF),(Nhật – Việt Excel)(Nhật – Việt PDF
Mẫu điền đơn đăng ký →Mẫu điền đơn đăng ký
Bảng nhập liệu ③:1bản

Bảng nhập liệu ③→(Excel)(PDF)Mẫu điền bảng nhập liệu →Mẫu điền bảng nhập liệu ③

Lưu ý: Nếu đại diện nộp đơn, người ủy quyền phải tự điền vào bảng nhập liệu trước. Trường hợp không có thông tin điền trước, hồ sơ có thể bị từ chối.

5. Giấy ủy quyền bản gốc và bản sao hộ chiếu của người ủy quyền (chỉ áp dụng khi đại diện nộp đơn).

Mẫu giấy ủy quyền →(Word)(PDF

【Thời gian cấp】2~3 ngày


Chứng nhận con dấu của trường học hoặc cơ quan khác

(Tiếng Anh: Dùng trong nước Việt Nam)

Đây là tài liệu chứng nhận bằng tiếng Anh rằng con dấu (hoặc chữ ký) trên các loại giấy chứng nhận do trường học ở Nhật Bản (Lưu ý 1), các cơ quan hành chính độc lập và tổ chức đặc thù (Lưu ý 2) phát hành là chính xác. Tài liệu này thường được yêu cầu trong các thủ tục hành chính như xin giấy phép lao động, v.v.

(Lưu ý 1):
Các trường học được chứng nhận nhận phải là những trường được quy định trong Điều 1 của Luật Giáo dục Trường học, bao gồm: trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trường giáo dục trung học, trường hỗ trợ đặc biệt, đại học và cao đẳng kỹ thuật.
Các trường chuyên môn và trường dạy nghề không được xử lý trực tiếp, vì vậy cần thực hiện thủ tục chuyển đổi văn bản thành công văn chính thức giống như Lưu ý 3 của Chứng nhận con dấu công văn chính thức do cơ quan hành chính Nhật Bản phát hành (dành cho sử dụng tại Việt Nam).

(Lưu ý 2):
Các cơ quan hành chính độc lập và tổ chức đặc thù là các tổ chức được thành lập theo luật đặc biệt với tính chất công cộng, chẳng hạn như Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JICA), Quỹ Giao lưu Quốc tế Nhật Bản, Tổ chức Lương hưu Nhật Bản, v.v. Các tổ chức dạng quỹ và hiệp hội không được bao gồm.

(Lưu ý 3):
Đối với các tài liệu cá nhân như điều lệ công ty, giấy ủy quyền, hồ sơ công việc, kinh nghiệm, v.v., cần thực hiện thủ tục chuyển đổi thành công văn chính thức giống như Lưu ý 3 của Chứng nhận con dấu công văn chính thức do cơ quan hành chính Nhật Bản phát hành (dành cho sử dụng tại Việt Nam).

(Lưu ý 4):
Đối với giấy chứng nhận tốt nghiệp của trường học Nhật Bản, hãy nộp giấy chứng nhận có đóng dấu công chứng của trường, không phải là tài liệu chỉ có chữ ký của hiệu trưởng hoặc người có liên quan (vì nếu chỉ có chữ ký, việc xác nhận sẽ mất nhiều thời gian, làm chậm quá trình phát hành chứng nhận). Ngoài ra, cần mang giấy chứng nhận tốt nghiệp được phát hành trong vòng 6 tháng, không phải là bằng tốt nghiệp gốc.

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc(của người nộp đơn hoặc người đại diện tại quầy)
  2. Bản gốc văn bản cần chứng nhận (trong vòng 6 tháng kể từ ngày phát hành)
  3. Đơn đăng ký: 1 bản (chọn một trong hai: phiên bản Nhật – Anh hoặc Nhật – Việt)

Đơn đăng ký →(Nhật – Anh Excel )(Nhật – Anh PDF),(Nhật – Việt Excel)(Nhật – Việt PDF)Mẫu điền đơn →Mẫu điền đơn

4.Bảng nhập liệu ③:1bản

Bảng nhập liệu ③→(Excel)(PDF

Mẫu điền bảng nhập liệu ③→Mẫu điền bảng nhập liệu ③

Mẫu giấy ủy quyền →(Word)(PDF

【Thời gian cấp】2~3 ngày


Chứng nhận chữ ký (và điểm chỉ)

(Tiếng Anh: Dùng trong nước Việt Nam)

Trong các thủ tục hành chính tại Việt Nam, chỉ khi thực sự cần thiết mới cấp giấy chứng nhận bằng tiếng Anh rằng chữ ký và điểm chỉ của người nộp đơn là chính xác.

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc
  2. Văn bản cần chữ ký

【Điều kiện nộp đơn】Chỉ áp dụng khi thuộc một trong các trường hợp sau:

  1. Đăng ký xin cấp giấy phép lái xe Việt Nam (Chỉ áp dụng cho một số đối tượng như người có giấy phép lao động, v.v.).
  2. Tuyên thệ đồng ý cấp quốc tịch Việt Nam cho trẻ em sinh ra tại địa phương (Chỉ áp dụng khi một trong hai cha hoặc mẹ mang quốc tịch Việt Nam).
  3. Trường hợp khác (Chỉ khi có văn bản quy định pháp luật yêu cầu chứng nhận từ Tổng lãnh sự quán hoặc cơ quan hành chính Việt Nam yêu cầu).

【Thời gian cấp】2~3 ngày


Chứng nhận trích lục nội dung bằng lái xe ô tô

(Tiếng Anh: Dùng trong nước Việt Nam)

Chứng nhận bằng tiếng Anh nội dung trong bằng lái xe. Ngoài ra, một bộ phận người có giấy phép lao động có khả năng chuyển đổi sang bằng lái xe ở Việt Nam.

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc(của người nộp đơn hoặc người đại diện tại quầy)
  2. Bản gốc bằng lái xe còn hiệu lực.
  3. Đơn đăng ký: 1 bản (chọn một trong hai: phiên bản Nhật – Anh hoặc Nhật – Việt)

Đơn đăng ký →(Nhật – Anh Excel )(Nhật – Anh PDF),(Nhật – Việt Excel)(Nhật – Việt PDF)Mẫu điền đơn →Mẫu điền đơn

4.Bảng nhập liệu ③:1bản

Bảng nhập liệu ③→(Excel)(PDF

Mẫu điền bảng nhập liệu ③→Mẫu điền bảng nhập liệu ③

Mẫu giấy ủy quyền →(Word)(PDF

【Thời gian cấp】2~3 ngày


Chứng nhận hộ chiếu

(Tiếng Anh: Dùng trong nước Việt Nam)

Chứng nhận bằng tiếng Anh rằng người nộp đơn sở hữu hộ chiếu còn giá trị hiệu lực.

【Hồ sơ cần thiết】

  1. Hộ chiếu bản gốc.
  2. Đơn đăng ký: 1 bản (chọn một trong hai: phiên bản Nhật – Anh hoặc Nhật – Việt)

Đơn đăng ký →(Nhật – Anh Excel )(Nhật – Anh PDF),(Nhật – Việt Excel)(Nhật – Việt PDF)Mẫu điền đơn →Mẫu điền đơn

【Thời gian cấp】2~3 ngày


Chứng nhận của cảnh sát

(Tiếng Nhật, Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha: Dùng trong nước Việt Nam)

Là tài liệu chứng nhận người nộp đơn có hoặc không có phạm tội ở Nhật Bản.

Lưu ý 1: Do việc chứng nhận này yêu cầu lấy dấu vân tay tại Tổng Lãnh sự quán và mất khoảng 30 phút đến 1 tiếng, nên sẽ chỉ thực hiện theo lịch hẹn, vì vậy nhất định phải hẹn trước khi đến. Xin lưu ý rằng nếu đến mà không có lịch hẹn, chúng tôi không thể xử lý yêu cầu của bạn. Ngoài ra, vui lòng tuân thủ đúng giờ hẹn đã đặt.

Lưu ý 2: Trong trường hợp biết trước rằng bạn sẽ cư trú tại khu vực này, nếu nộp đơn tại trụ sở cảnh sát tỉnh/thành phố ở Nhật Bản, bạn có thể nhận được giấy chứng nhận sau khoảng 2-3 tuần. (Vui lòng liên hệ trực tiếp với trụ sở cảnh sát tỉnh/thành phố để biết các tài liệu cần thiết.)

[Hồ sơ cần thiết]

  • Hộ chiếu bản gốc
  • Đơn đăng ký (được cung cấp tại Tổng Lãnh sự quán)

[Điều kiện nộp đơn]
Chỉ áp dụng nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

  1. Xin giấy phép lao động tại Việt Nam
  2. Xin giấy phép tạm trú tại Việt Nam
  3. Xin giấy phép vĩnh trú tại Việt Nam
  4. Thủ tục thành lập công ty tại Việt Nam
  5. Đăng ký mã số giao dịch chứng khoán cho nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
  6. Thủ tục nhận con nuôi tại Việt Nam
  7. Các trường hợp khác (ví dụ: Xin giấy phép thường trú tại quốc gia khác. Lưu ý rằng các điều kiện xin chứng nhận từ cảnh sát có thể khác nhau tùy theo quốc gia, vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết).

【Thời gian cấp】Trên dưới 2 tháng

————————–☆☆☆————————–

Dịch thuật bởi Joie Garden

Japanese link: Consulate-General of Japan in Ho Chi Minh City

Chia sẻ :

Bài viết mới

Yêu Cầu Tư Vấn

Xin gửi lại thông tin cho chúng tôi. Joie Garden sẽ liên hệ để tư vấn thêm cho bạn

Yêu Cầu Tư Vấn

Xin gửi lại thông tin cho chúng tôi. Joie Garden sẽ liên hệ để tư vấn thêm cho bạn