Sao y công chứng là gì? Tôi có thể sử dụng bản sao y thay cho bản chính được hay không?
Theo nhu cầu hiện nay, sao y công chứng là một thủ tục hành chính đơn giản và vô cùng quen thuộc đối với chúng ta trong cuộc sống, công việc, học tập,…Bài viết xin chia sẻ đến bạn đọc kiến thức xoay quanh chủ đề “Sao y công chứng”.
1. Định nghĩa “Sao y công chứng” là gì?
Sao y công chứng được gọi với tên khác là chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”
Điều này được hiểu là bản sao được chứng thực có nội dung, hình thức đúng với bản chính.
2. Giá trị pháp lý của bản sao y bản chính
Bản sao y công chứng có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.
Đối với trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao có chứng thực thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp cán bộ tiếp nhận có cơ sở căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu thấy cần thiết.
3. Hiệu lực của bản sao y công chứng
Hiện nay, Luật Công chứng và các luật liên quan không quy định về hiệu lực của các bản sao y công chứng. Theo nguyên tắc thì văn bản này có giá trị vĩnh viễn, chỉ cần đảm bảo vào thời điểm chứng thực, bản sao có nội dung và hình thức đúng với bản chính.
Tuy nhiên, trên thực tế thì các cơ quan, tổ chức nhà nước tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bản sao được công chứng, chứng thực trong khoảng từ 03 đến 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Trong trường hợp vượt quá thời hạn yêu cầu thì sẽ không được chấp nhận.
Để đảm bảo hồ sơ được nộp đúng yêu cầu của cơ quan nhà nước, các cá nhân, tổ chức nên nắm rõ các điều kiện bắt buộc đối với hồ sơ trong giai đoạn chuẩn bị.
4. Những trường hợp nào không được sao y công chứng
Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định 06 trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, cụ thể:
(i) Bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
(ii) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
(iii) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
(iv) Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của các nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
(v) Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
“Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.”
Bạn đọc xem bài viết về Hợp pháp hóa lãnh sự tại: (Đính link bài viết “Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài trước khi dịch thuật công chứng”)
(vi) Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
5. Thẩm quyền chứng thực bản sao y
5.1. Phòng Tư pháp
Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản được cấp hoặc chứng nhận bởi các cơ quan sau:
- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam;
- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài;
- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có quyền quyền của nước ngoài.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
5.2. Uỷ ban nhân dân cấp xã
Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
5.3. Cơ quan đại diện
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản tương tự như chứng thực tại Phòng Tư Pháp.
Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
5.4. Tổ chức hành nghề công chứng
Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản tương tự như chứng thực tại Phòng Tư Pháp.
Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
6. Tổng kết
Sao y công chứng có ý nghĩa quan trọng về mặt pháp lý trong việc thay thế bản chính để đối chiếu trong các giao dịch. Và đây cũng là một nhu cầu lớn đối với tất cả chúng ta khi mà các thủ tục đăng ký tại cơ quan nhà nước đều luôn có yêu cầu về bản sao công chứng đối với giấy tờ, tài liệu như giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD, Hộ chiếu,…), Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức,…
Nếu nhu cầu của bạn đơn giản thì bạn hoàn toàn có thể thực hiện yêu cầu sao y công chứng tại cơ quan có thẩm quyền. Nếu hồ sơ của bạn phức tạp, cần được hỗ trợ thì hãy liên hệ Joie Garden để được tư vấn chi tiết.
Nguồn tài liệu tham khảo:
Tìm hiểu thêm về dịch thuật công chứng: https://joiegarden.vn/dich-thuat-trong-cong-chung-chung-thuc-chu-ky-nguoi-dich/
