Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2025) quy định chi tiết Luật Công chứng về việc thực hiện công chứng điện tử, trong đó văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến. Đây là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa dịch vụ công chứng tại Việt Nam.
1. Phân loại công chứng điện tử
1.1. Công chứng điện tử trực tiếp
Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự. Đây là hình thức công chứng được thực hiện tại văn phòng công chứng nhưng sử dụng nền tảng điện tử thay vì giấy tờ truyền thống.
1.2. Công chứng điện tử trực tuyến
Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác. Hình thức này cho phép các bên tham gia giao dịch từ xa thông qua kết nối trực tuyến.
2. Điều kiện để thực hiện công chứng điện tử
Về tài khoản và chữ ký số
Tài khoản cung cấp dịch vụ công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số để thực hiện công chứng điện tử tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.
Về hạ tầng kỹ thuật
Tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải bảo đảm điều kiện về máy tính, đường truyền mạng, thiết bị điện tử và các điều kiện cần thiết khác.
Về chữ ký số của người tham gia
Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam.
3. Thủ tục công chứng điện tử trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị và tiếp nhận
Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng.
Bước 2: Khởi tạo giao dịch
Giao dịch công chứng điện tử trực tiếp được khởi tạo bởi công chứng viên phải bao gồm tài khoản của công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có).
Bước 3: Tải và soạn thảo văn bản
Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch.
Bước 4: Đọc lại văn bản
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Bước 5: Xuất trình và kiểm tra giấy tờ
Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định để công chứng viên đối chiếu. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu (nếu có) và chuyển đổi toàn bộ giấy tờ thành thông điệp dữ liệu tải lên nền tảng công chứng điện tử.
Bước 6: Xác thực và ký số
Công chứng viên nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.
Bước 7: Hoàn thành công chứng
Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Bước 8: Ghi số và gửi kết quả
Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thực hiện thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ
Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào số công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.
4. Thủ tục công chứng điện tử trực tuyến
Bước 1: Chuẩn bị ban đầu
Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng.
Bước 2: Khởi tạo và thiết lập kết nối
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.
Bước 3: Tải văn bản lên hệ thống
Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch.
Bước 4: Đọc và xác nhận nội dung
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Bước 5: Kiểm tra giấy tờ từ xa
Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ để công chứng viên đối chiếu. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu (nếu có) và chuyển đổi toàn bộ giấy tờ thành thông điệp dữ liệu tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên, người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng đối chiếu.
Bước 6: Xác thực và chứng kiến ký số
Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và tính hợp pháp, xác thực của giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.
Bước 7: Ký xác nhận của các công chứng viên
Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ký xác nhận vào văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên đã khởi tạo giao dịch công chứng điện tử kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và công chứng viên tại các điểm cầu đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Bước 8: Hoàn tất và thanh toán
Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian; thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan; gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.
Bước 9: Lưu trữ và chia sẻ quyền truy cập
Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.
5. Đăng ký tài khoản cho người dùng
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chúng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật.
6. Nghĩa vụ hướng dẫn của công chứng viên
Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.
7. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử
Văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.
8. Kết luận
Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã tạo ra khung pháp lý hoàn chỉnh cho việc triển khai công chứng điện tử tại Việt Nam. Với quy trình thủ tục được quy định chi tiết và rõ ràng, công chứng điện tử hứa hẹn sẽ mang lại nhiều tiện ích cho người dân và doanh nghiệp, góp phần hiện đại hóa dịch vụ công và nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng trong thời đại số.
Mời bạn đọc tìm hiểu thêm bài viết liên quan tại đây: https://joiegarden.vn/diem-khac-biet-giua-cong-chung-va-chung-thuc/
