Dịch thuật trong công chứng – Chứng thực chữ ký người dịch

Cập nhật Luật Công Chứng 2024, Nghị định 120/2025/NĐ-CP

Dịch thuật trong công chứng là thủ tục cần thiết đối với các hồ sơ, tài liệu có liên quan đến nước ngoài được quy định, hướng dẫn trong Luật Công chứng và quy định hướng dẫn liên quan. Bài viết xin chia sẻ đến bạn đọc những kiến thức về dịch thuật trong công chứng và yêu cầu chứng thực chữ ký của người dịch.

1. Dịch thuật trong công chứng là gì?

Trước hết, cần hiểu rõ khái niệm về công chứng theo quy định pháp luật mới nhất:

“Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” (Khoản 1 Điều 2 Luật Công Chứng 2024)

Dịch thuật trong công chứng là thủ tục dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (gọi là bản dịch) và bản dịch này được coi là một văn bản công chứng và có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Tìm hiểu thêm về dịch thuật công chứng: https://joiegarden.vn/huong-dan-soan-bo-ho-so-dich-thuat-cong-chung/

Câu hỏi đặt ra: Ai là đối tượng tham gia dịch thuật trong công chứng và trách nhiệm của họ là gì?

2. Đối tượng tham gia dịch thuật trong công chứng

Căn cứ Điều 17 Nghị định 120/2025/NĐ-CP thì người dịch là cộng tác viên của Uỷ ban nhân dân cấp xã yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

Ví dụ: Ông A tốt nghiệp thạc sĩ luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung thì ông A đủ tiêu chuẩn để được dịch tiếng Trung Quốc. Bà B tốt nghiệp cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh thì bà B chỉ đủ tiêu chuẩn dịch tiếng Anh. (Không được dịch tiếng Nhật)

Đối với trường hợp ngôn ngữ không phổ biến và người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc bằng tốt nghiệp đại học về ngôn ngữ đó thì phải thông thạo sử dụng ngôn ngữ cần dịch.

Ngôn ngữ không phổ biến là loại ngôn ngữ ít được thể hiện trên văn bản, giấy tờ và ít người biết dịch ngôn ngữ đó ra tiếng Việt hoặc ngược lại như tiếng Ả Rập, tiếng Ấn Độ, tiếng Mông Cổ,…

Để chứng minh “thông thạo sử dụng ngôn ngữ cần dịch” trong trường hợp này, người dịch cần nộp giấy tờ khác (nếu có) và bản cam kết về việc thông thạo ngôn ngữ không phổ biến đó cho Phòng Tư pháp. Và trong giai đoạn yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch, người dịch phải nộp bản cam kết về việc thông thạo loại ngôn ngữ không phổ biến đó và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

Hiện nay, Luật không quy định cụ thể về điều kiện chứng minh người dịch phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch đối với trường hợp ngôn ngữ không phổ biến và đây không phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, người dịch phải có bản cam kết về việc thông thạo ngôn ngữ không phổ biến, chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.

3. Trách nhiệm của cộng tác viên dịch thuật

Cộng tác viên dịch thuật là người đủ tiêu chuẩn, điều kiện tại Điều 27 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Ủy ban nhân dân cấp xã trong phạm vi cả nước.

Về tính chất yêu cầu độ chính xác cao của văn bản trước khi được công chứng, cộng tác viên dịch thuật có trách nhiệm đảm bảo với Phòng Tư pháp về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.

Những loại giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch:

Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trừ giấy hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.

Tham khảo thêm các trường hợp không được công chứng bản dịch tại: https://joiegarden.vn/08-truong-hop-khong-duoc-cong-chung-ban-dich/

Nếu bạn đang có nhu cầu công chứng hồ sơ, tài liệu, cần thông qua dịch thuật văn bản thì hãy tránh các trường hợp nêu trên để đảm bảo quá trình yêu cầu công chứng được xử lý nhanh chóng và thuận lợi nhé!

Trường hợp cộng tác viên phiên dịch gây ra thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác thì phải phải hoàn trả cho tổ chức hành nghề công chứng khoản tiền mà tổ chức đã bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật. Vì theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2024, tổ chức hành nghề công chứng phải đứng ra bồi thường trực tiếp cho người yêu cầu công chứng, cá nhân, tổ chức khác.

4. Chứng thực chữ ký người dịch

Tại sao cần chứng thực chữ ký người dịch?

Chứng thực chữ ký người dịch là bắt buộc vì khi công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện thì người phiên dịch có trách nhiệm ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

Từ thủ tục trên, chúng ta thấy rằng người dịch có trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của nội dung bản dịch

4.1. Thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch

Căn cứ Điều 13 Nghị định 120/2025/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực chữ ký bao gồm:

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng;
Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

4.2 Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

4.3. Thời hạn thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

Nộp trước 15h: Cơ quan tiếp nhận yêu cầu và đảm bảo giải quyết trong ngày
Nộp sau 15h: Cơ quan tiếp nhận yêu cầu và xử lý sang ngày hôm sau

– Có thể kéo dài theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

5. Tổng kết

Dịch thuật trong công chứng đóng vai trò then chốt trong việc xử lý các hồ sơ có yếu tố quốc tế như xuất khẩu lao động, du học, định cư, kết hôn với người nước ngoài và các giao dịch thương mại quốc tế.

Qua bài viết này, bạn đã nắm được quy trình dịch thuật công chứng chi tiết, các yêu cầu về người dịch, thủ tục chứng thực chữ ký và hồ sơ cần thiết khi làm việc với UBND cấp xã. Những kiến thức này sẽ giúp bạn: