Apostille là gì? Cẩm nang chi tiết cho người cần công chứng

Apostille là thuật ngữ được viết tắt của từ tiếng Pháp, có nghĩa là “chứng thực”. Đây là một loại giấy tờ có tính pháp lý cao, được sử dụng để xác nhận tính xác thực của các văn bản công chứng được lập ở nước ngoài. 

Tuy Việt Nam chưa tham gia vào Công ước La Hay và chưa áp dụng chứng nhận này nhưng trong quá trình làm việc với đối tác nước ngoài rất có thể chúng ta sẽ tiếp xúc nên bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Apostille, cũng như các thông tin cần thiết về chứng nhận Apostille.

I. Giới thiệu Apostille là gì?

1. Định nghĩa Apostille

Apostille là một hình thức xác nhận tính xác thực của văn bản công chứng do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp văn bản đó thực hiện, thay thế cho việc hợp pháp hóa lãnh sự. 

Và nó được sử dụng ở các quốc gia thành viên thông qua Công ước La hay ngày 5/10/1961 quy định về việc miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công chứng nước ngoài. Điều này được hiểu rằng giấy tờ, văn bản khi đã có Apostille thì sẽ không cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Mẫu Tem Chứng nhận Apostille của Anh

Apostille được dán trực tiếp lên văn bản công chứng hoặc bìa đựng văn bản. Và được làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.

2. Ý nghĩa và mục đích 

Apostille giúp đơn giản hoá quy trình hợp pháp hóa giấy tờ, tạo thuận lợi cho việc đi lại, học tập và làm việc giữa các quốc gia. Điều này được thể hiện rõ ở 03 mục đích:

• Xác thực tính hợp pháp của giấy tờ công chứng để sử dụng ở nước ngoài.
• Phục vụ cho các thủ tục hành chính, pháp lý ở nước ngoài như: xin việc, du học, xin thị thực, kết hôn,…
• Giúp cá nhân, tổ chức rút ngắn thời gian xử lý thủ tục pháp lý liên quan đến giấy tờ công chứng. 

Ý nghĩa và mục đích của chứng nhận Apostille sẽ đúng đối với các quốc gia tham gia Công ước La Hay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công chứng nước ngoài. Tuy nhiên điều này không có hiệu lực đối với các quốc gia chưa là thành viên, trong đó có Việt Nam. 

Việc hiểu rõ về Apostille và thực tế áp dụng tại Việt Nam sẽ giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ chuẩn về hợp pháp hóa lãnh sự, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo đạt yêu cầu công việc hiệu quả.

II. Quy định về cấp giấy chứng nhận Apostille tại Việt Nam

 1. Cơ quan cấp

Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille thường là Bộ Ngoại giao của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu cần sử dụng. 

2. Trường hợp không được cấp

Trước hết chúng ta cần biết rằng không phải tất cả các loại giấy tờ của các quốc gia thành viên ký kết Công ước La Hay đều được cấp Apostille và dưới đây là 02 trường hợp như vậy:

• Giấy tờ được lập bởi viên chức lãnh sự hoặc viên chức ngoại giao;
• Giấy tờ hành chính có liên quan trực tiếp đến các hoạt động hải quan hoặc thương mại.

Một số loại giấy tờ thường được chứng nhận Apostille: giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, giấy đăng ký kinh doanh, án lệ, bản án, quyết định của Toà án,…

3. Thủ tục cấp Apostille tại Việt Nam

Cho đến hiện nay, Việt Nam chưa là thành viên công ước La Hay (The Hague Apostille Convention) cho nên các giấy tờ, tài liệu để sử dụng trong Việt Nam đều được yêu cầu Hợp pháp hóa lãnh sự. 

4. Thành viên Công ước La Hay về miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự 

Hiện nay có 117 quốc gia và vùng lãnh thổ cấp chứng nhận Apostille

Apostille có ý nghĩa trong việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự, giúp rút ngắn về thủ tục pháp lý liên quan đến giấy tờ, tài liệu cần sử dụng ở một quốc gia thành viên khác của Công ước La Hay. Tuy nhiên Việt Nam chưa phải là thành viên của công ước này nên các quy định của Công ước chưa có hiệu lực tại Việt Nam. Để hợp pháp hóa hồ sơ, giấy tờ trước khi sử dụng trong Việt Nam thì bạn hãy liên hệ Joie Garden để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết nhé!

Đọc thêm các bài viết liên quan:

Bài viết tham khảo: 

https://www.hopphaphoalanhsu.vn/bai-viet/danh-sach-thanh-vien-cac-nuoc-trong-cong-uoc-lahay-cac-nuoc-cap-chung-nhan-apostille