Hợp pháp hóa lãnh sự là yêu cầu bắt buộc trước khi giấy tờ, văn bản nước ngoài muốn được công chứng tại Tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam.
Tại sao giấy tờ, văn bản nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Ý nghĩa của hợp pháp hóa lãnh sự trong thủ tục dịch thuật công chứng là gì?
Bài viết sẽ giải đáp những câu hỏi này cho bạn đọc và cung cấp những thông tin cần thiết và lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, văn bản ở nước ngoài.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) là gì?
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
2. Cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ, văn bản nước ngoài nếu muốn được công nhận và sử dụng theo pháp luật Việt Nam thì cần HPHLS tại Cơ quan đại diện có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cụ thể một trong các cơ quan sau:
- Cơ quan đại diện ngoại giao;
- Cơ quan lãnh sự;
- Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
HPHLS ở Việt Nam:
- Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội (024 3799 3125)
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 6 Alexandre De Rhodes, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh (028 3822 4224)
HPHLS ở nước ngoài:
Thường là Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài.
Bạn có thể xem chi tiết thông tin của các Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán của Việt Nam tại các nước trên thế giới tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam
https://lanhsuvietnam.gov.vn/Lists/co quan dai dien ngoai giao viet nam o nuoc ngoai
3. Ngôn ngữ hợp pháp hóa lãnh sự
Ngôn ngữ được sử dụng HPHLS là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
Ngoài ra, Cơ quan đại diện được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế tiếng anh.
Cá nhân, tổ chức nước ngoài có thể yêu cầu dịch thuật khi HPHLS hay không?
Trong thực tế, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu cơ quan đại diện dịch giấy tờ, văn bản cần HPHLS ở nước ngoài.
Có một lưu ý trong trường hợp này là nếu trong văn bản dịch sử dụng một từ ngữ sai, không phù hợp với ngữ cảnh, mục đích của giấy tờ, văn bản cần được dùng thì văn bản, giấy tờ đó có thể không được sử được đúng mục đích của nó. Điều này sẽ khiến cá nhân, tổ chức nước ngoài mất nhiều thời gian trong việc hợp pháp hóa lãnh sự lại văn bản, giấy tờ nếu có sai.
Ví dụ:
Công ty A là công ty tại Singapore đang có tranh chấp về sở hữu công nghiệp tại Việt Nam, Công ty A đã viết đơn khởi kiện, đi kèm với các giấy tờ, văn bản khác và đem đi HPHLS tại Cơ quan lãnh sự Việt Nam tại Singapore, đồng thời yêu cầu dịch văn bản này sang tiếng Việt.
Từ tiếng Anh “Lawsuit” (a claim or dispute brought to a court of law for adjudication.) đã được dịch thành từ tiếng Việt là “Khiếu nại”. Khi đưa văn bản khởi kiện này đến Toà án kinh tế tại Việt Nam thì đã bị từ chối vì dựa theo bản dịch, đây là văn bản khiếu nại, không phải đơn khởi kiện, và Toà án kinh tế không có thẩm quyền giải quyết.
Để tránh trường hợp sai sót có thể xảy ra, bạn hãy đến Tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam để yêu cầu dịch giấy tờ, văn bản và công chứng.
Đọc hướng dẫn soạn hồ sơ dịch thuật công chứng tại: https://joiegarden.vn/huong-dan-soan-bo-ho-so-dich-thuat-cong-chung/
4. Thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự
- Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (đảm bảo về hình thức và nội dung), Cán bộ tại cơ quan đại diện tiến hành giải quyết trong 01 ngày làm việc.
- Trường hợp có từ 10 hồ sơ cần HPHLS trở lên thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc.
- Trường hợp Cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần kiểm tra tính xác thực của chữ ký, con dấu, chức danh,… trên giấy tờ, văn bản thì thời gian xử lý có thể kéo dài hơn. Điều này dựa vào thực tế tính chất của loại hồ sơ cần được HPHLS.
5. Lý do hợp pháp lãnh sự trước khi dịch thuật công chứng
Xác thực nguồn gốc tài liệu
Hợp pháp hóa lãnh sự xác nhận rằng tài liệu gốc là thật, được phát hành bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó. Điều này đảm bảo cộng tác viên dịch thuật đang làm việc với tài liệu chính thức, không phải bản giả mạo.
Yêu cầu pháp lý quốc tế
Nhiều quốc gia quy định bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu nước ngoài trước khi sử dụng trên lãnh thổ của họ. Việc dịch thuật công chứng một tài liệu chưa được hợp pháp hóa có thể không được chấp nhận.
Tăng cường giá trị pháp lý
Tài liệu đã qua hợp pháp hóa lãnh sự có giá trị pháp lý cao hơn, được các cơ quan chức năng, tòa án, và tổ chức quốc tế công nhận rộng rãi hơn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Thực hiện hợp pháp hóa trước khi dịch thuật giúp tránh tình trạng phải làm lại toàn bộ quy trình nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Đáp ứng yêu cầu cụ thể
Một số thủ tục như xin visa, du học, làm việc ở nước ngoài thường yêu cầu tài liệu phải trải qua cả hai bước: hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực chữ ký người dịch theo đúng trình tự.
Lưu ý quan trọng:
Từ ngày 01/7/2025, không thực hiện công chứng bản dịch mà thay vào đó thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch. (Cơ sở pháp lý: điểm c khoản 1 Điều 18, khoản 1 Điều 76 Luật Công chứng 2024).
Các cơ sở pháp lý quy định như sau:
| Cơ sở pháp lý | Nội dung quy định |
| Điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng 2024 | Điều 18. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên 1. Công chứng viên có các quyền sau đây: […] c) Được công chứng giao dịch theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực; […] |
| Khoản 1 Điều 76 Luật Công chứng 2024 | Điều 76. Quy định chuyển tiếp về hoạt động công chứng kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành […] 11. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành, việc cấp bản sao, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ, sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng được thực hiện theo quy định của Luật này. Bản dịch đã được công chứng trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành tiếp tục có giá trị sử dụng; trường hợp có nhu cầu sử dụng bản dịch thì thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của Luật này và pháp luật về chứng thực. […] |
| Khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP | Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì người yêu cầu chứng thực phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao. |
| Khoản 5 Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP | Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch. |
Tìm hiểu thêm về chứng thực chữ ký người dịch tại: https://joiegarden.vn/dich-thuat-trong-cong-chung-chung-thuc-chu-ky-nguoi-dich/
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, văn bản cần dịch thuật công chứng theo pháp luật Việt Nam là điều kiện bắt buộc và có ý nghĩa pháp lý quan trọng, do đó nếu bạn đang có nhu cầu dịch thuật công chứng các giấy tờ, văn bản được cấp, công chứng, chứng thực bởi cơ quan nước ngoài thì hãy đảm bảo hồ sơ đã được hợp pháp hóa lãnh sự nhé! Nếu bạn cần hỗ trợ về vấn đề này, hãy liên hệ chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết.
