Nhật Bản là một thành viên của Công ước La Hay, và hiện tại Apostille được sử dụng như một chứng nhận tương đương với việc hợp pháp hoá bởi Đại sứ quán/Lãnh sự quán/Tổng lãnh sự quán của quốc gia đến tại Nhật Bản. Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn đọc những kinh nghiệm thú vị, cần thiết khi xin Apostille tại Nhật Bản.
1. Khi nào bạn cần Apostille?
Apostille hay được gọi là giấy chứng nhận, sẽ được yêu cầu khi bạn nộp các loại giấy tờ chính thức cho các thủ tục khác nhau ở nước ngoài, như kết hôn, ly hôn, đăng ký khai sinh, xin thị thực, thành lập công ty hoặc mua bán bất động sản.
Apostille được sử dụng và có hiệu lực tại các quốc gia ký kết Công ước La Hay. Tại quốc gia đến, nó được sử dụng như một chứng nhận thay thế việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản.
Có phải mọi trường hợp đều được áp dụng chứng nhận Apostille không?
Câu trả lời là KHÔNG, như liệt kê phía trên thì Apostille được yêu cầu trong một số trường hợp được cho là cần thiết. Để chắc chắn thì bạn hãy liên hệ kiểm tra với Đại sứ quán/Lãnh sự quán/Tổng lãnh sự quán của nước đến tại Nhật trước khi nộp.
Đối với Việt Nam, là quốc gia không ký kết Công ước La Hay thì có áp dụng chứng nhận Apostille không?
Câu trả lời là KHÔNG.
Đây là lý do tại sao khi văn bản, giấy tờ có hiệu lực ở nước ngoài, nếu muốn được sử dụng tại Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự. Và ngược lại, nếu văn bản, giấy tờ Việt Nam muốn có hiệu lực sử dụng tại Nhật Bản thì cần tiến hành thủ tục chứng nhận lãnh sự thay vì làm thủ tục đăng ký chứng nhận Apostille. Bởi tem chứng nhận Apostille được phát hành tại một quốc gia thành viên của Công ước La Hay sẽ chỉ được chấp nhận tại các quốc gia thành viên khác.
Nếu bạn là người Việt Nam, đang học tập hay làm việc tại Nhật Bản, có nhu cầu sử dụng văn bản, giấy tờ được phát hành tại Nhật Bản tại một quốc gia khác là thành viên của Công ước La Hay thì những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn thủ tục đăng ký Apostille tại Nhật Bản.
2. Thông tin hướng dẫn thủ tục đăng ký Apostille
2.1. Tài liệu được chứng nhận
– Văn bản do cơ quan công quyền, đáp ứng các yêu cầu sau:
(1) Ngày cấp ghi trên giấy tờ: Trong vòng 03 tháng kể từ ngày cấp;
(2) Thể hiện đầy đủ tên cơ quan phát hành và chức danh trên văn bản, giấy tờ;
(3) Con dấu chính thức được dán vào tài liệu.
Để tránh trường hợp bị từ chối, bạn hãy kiểm tra với cơ quan cấp Apostille để xác nhận lại họ cần bao nhiêu tài liệu nhé!
2.2. Quy trình xử lý
Có 03 lưu ý bạn cần quan tâm:
- Lưu ý 1: Giấy chứng nhận con dấu của Công chứng viên: Đối với văn bản do công chứng viên cấp thì phải có giấy chứng nhận con dấu công chứng của Giám đốc phòng Tư pháp (cấp huyện) nơi công chứng viên đó trực thuộc.
- Lưu ý 2: Tại các văn phòng công chứng ở 07 quận, bao gồm Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano và Niigata, bạn có thể nhận được văn bản công chứng và giấy chứng nhận con dấu công chứng của Giám đốc phòng pháp lý quận cùng một lúc. Sau đó tiến hành thủ tục Apostille tại Bộ Ngoại giao.
- Lưu ý 3: Các tài liệu đã được chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao thì không thể được Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật bản chứng nhận, và ngược lại.
2.3. Các tài liệu cần đính kèm
(1) Giấy tờ chính thức cần công chứng (bản gốc cấp trong vòng 3 tháng)
(3) Phong bì có dán tem ghi sẵn địa chỉ (nên dùng LetterPack) để gửi lại các tài liệu đã được chứng nhận)
(4) Giấy uỷ quyền: áp dụng đối với trường hợp nộp hồ sơ thông qua đại diện.
2.4. Địa chỉ nộp đơn
Bạn có thể lựa chọn nộp đơn đăng ký trực tiếp hoặc thông qua đường bưu điện. Cả trụ sở của Bộ Ngoại giao (Tokyo) và Văn phòng liên lạc Osaka đều chấp nhận đơn đăng ký qua đường bưu điện.
- Địa chỉ của Bộ Ngoại giao (Tokyo):
Ministry of Foreign Affairs South Building 1 F
Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
Certification Section, Center for Consular Services, Consular Affairs Bureau, Ministry of Foreign Affairs
- Địa chỉ của văn phòng liên lạc Osaka:
Ministry of Foreign Affairs South Building 1 F
Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
Certification Section, Center for Consular Services, Consular Affairs Bureau, Ministry of Foreign Affairs
2.5. Thời gian xử lý
- Thời gian nhận hồ sơ trực tiếp bắt đầu từ 14h00 đến 16h00 (trừ lễ và các ngày lễ quốc gia) nhưng được khuyến khích nên gửi qua đường bưu điện nếu có thể.
- Nếu nhận tem chứng nhận Apostille tại quầy trực tiếp, bạn có thể nhận sau 05 ngày làm việc (trong khoảng thời gian: 9h30 đến 12h00)
- Nếu bạn nhận tem chứng nhận Apostille thông qua đường bưu điện: Cơ quan sẽ gửi các hồ sơ vào chiều thứ năm hàng tuần.
Như vậy, bài viết đã chia sẻ đến bạn đọc tổng quan về đăng ký Apostille tại Nhật Bản, những thông tin này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc tìm hiểu hướng dẫn, quy định của Nhật Bản đối với đăng ký chứng nhận Apostille. Apostille có lợi ích rất lớn giúp bạn có thể sử dụng tài liệu, giấy tờ của Nhật Bản phát hành tại một hoặc nhiều quốc gia thành viên của Công ước La Hay mà không cần trải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự.
Hy vọng bài viết đem đến thông tin bổ ích cho bạn đọc.
Nếu bạn đang có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng dịch thuật hay tư vấn nhiều hơn về chứng nhận Apostille thì hãy liên hệ ngay đến Joie Garden để được hỗ trợ.
Tham khảo:
