Giới thiệu
Thông tin quan trọng cho công dân: Kể từ năm 2025, UBND cấp xã đã được phép chứng thực các văn bản do nước ngoài cấp theo Nghị định 07/2025/NĐ-CP. Đây là thay đổi lớn giúp người dân tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến giấy tờ nước ngoài.
Quy định mới về thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã
Nghị định 07/2025/NĐ-CP – Bước đột phá quan trọng
Theo Nghị định số 07/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 09/01/2025, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
Điểm a Khoản 1 Điều 1 Nghị định số 07/2025/NĐ-CP: “Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;”.”
Những thay đổi tích cực từ quy định mới
- Tiện lợi hơn cho người dân: Không cần phải đi xa đến Sở Tư pháp hay các cơ quan cấp tỉnh, người dân có thể thực hiện thủ tục ngay tại UBND xã nơi cư trú.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu thời gian di chuyển, lệ phí thấp hơn so với các cơ quan cấp trên.
Tham khảo chi phí tại đây
- Tăng hiệu quả hành chính: Phân cấp thẩm quyền giúp giảm tải cho các cơ quan cấp tỉnh, nâng cao chất lượng phục vụ.
Các loại văn bản nước ngoài UBND xã được chứng nhận
1. Văn bản về hôn nhân gia đình
UBND cấp xã hiện có thể chứng thực bản sao các văn bản:
- Giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp
- Giấy chứng nhận ly hôn
- Giấy khai sinh
- Giấy chứng tử
- Giấy chứng nhận độc thân
2. Văn bản về giáo dục và đào tạo
- Bằng cấp các loại (bằng tốt nghiệp, bằng đại học, thạc sĩ, tiến sĩ)
- Chứng chỉ nghề nghiệp
- Bảng điểm
- Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học
3. Văn bản kinh doanh và pháp lý
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Hợp đồng thương mại quốc tế
- Giấy ủy quyền
- Chứng nhận đầu tư
4. Các văn bản khác
- Giấy chứng nhận sức khỏe
- Lý lịch tư pháp (Criminal background check)
- Giấy chứng nhận thu nhập
- Văn bản xác nhận cư trú
Quy trình chứng thực tại UBND cấp xã
- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
- Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
1. Kiểm tra kỹ văn bản gốc
- Đảm bảo văn bản còn nguyên vẹn, rõ ràng
- Kiểm tra dấu, chữ ký của cơ quan cấp
- Xác nhận thời hạn hiệu lực
2. Chuẩn bị bản dịch chất lượng
- Sử dụng dịch vụ dịch thuật uy tín
- Đối chiếu kỹ thuật ngữ chuyên ngành
- Lưu giữ bản gốc để đối chiếu khi cần
3. Chọn UBND xã phù hợp
Mặc dù có thể làm tại nhiều nơi, nên ưu tiên:
- UBND xã nơi thường trú
- Nơi có kinh nghiệm xử lý loại văn bản tương tự
- Cơ quan có trang thiết bị, nhân lực đầy đủ
Phí và lệ phí chứng thực mới
Theo Điều 4 Thông tư 226/2026/TT-BTC, mức thu phí chứng thực như sau:
Câu hỏi thường gặp
1. UBND xã có chứng thực được tất cả văn bản nước ngoài không?
Trả lời: Có, theo Nghị định 07/2025, UBND xã được chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo các điều kiện về tính hợp pháp.
2. Tôi có cần dịch thuật văn bản trước khi chứng thực không?
Trả lời: Nếu cần sử dụng nội dung văn bản tại Việt Nam thì cần có bản dịch được chứng thực riêng.
3. Văn bản được UBND xã chứng thực có giá trị pháp lý như Sở Tư pháp không?
Trả lời: Có, hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương. Nghị định 07/2025 đã chính thức giao thẩm quyền này cho UBND cấp xã.
4. Tôi có thể làm thủ tục tại UBND xã khác không?
Trả lời: Có thể, không bắt buộc phải làm tại nơi thường trú. Tuy nhiên, để thuận tiện, nên chọn UBND xã gần nơi ở hoặc có kinh nghiệm xử lý
Kết Luận
Nghị định 07/2025/NĐ-CP đã mang lại bước đột phá quan trọng trong việc UBND cấp xã được chứng thực các văn bản do nước ngoài cấp. Đây là tin vui lớn cho người dân, giúp:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể
- Tăng tính thuận tiện trong thực hiện thủ tục
- Nâng cao hiệu quả của hệ thống hành chính
- Phân cấp hợp lý thẩm quyền quản lý nhà nước
Người dân cần nắm vững các quy định mới để tận dụng tối đa lợi ích từ chính sách này. Đồng thời, cần theo dõi tình hình triển khai tại từng địa phương để chọn thời điểm và địa điểm thực hiện thủ tục phù hợp nhất.
Để được hỗ trợ cụ thể, bạn nên liên hệ trực tiếp với UBND xã, phường nơi cư trú để được tư vấn chi tiết về quy trình và điều kiện thực hiện theo quy định mới của Nghị định 07/2025.
Mời bạn đọc tham khảo thêm https://joiegarden.vn/diem-khac-biet-giua-cong-chung-va-chung-thuc/
