Miễn hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) là trường hợp giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam mà không cần thông qua chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
1. Hồ sơ của tôi có được miễn hợp pháp lãnh sự hay không?
Theo quy định của Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hiện nay có 04 loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Điều này được hiểu rằng nếu trong Luật chuyên ngành có quy định trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì sẽ được áp dụng.
(Ví dụ: Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thi hành luật hộ tịch có đưa ra một trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự như sau: Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước có chung đường biên giới với Việt Nam (nước láng giềng) lập, cấp, xác nhận sử dụng để đăng ký hộ tịch theo quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 7 Luật Hộ Tịch 2014 được miễn hợp pháp hóa lãnh sự)
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Theo quy định này của Chính phủ, giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải HPH, CNLS phù hợp với quy định của pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài thì cũng được miễn HPH, CNLS.
(Ví dụ: Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định rằng các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ thường trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.)
Lưu ý:
Trong giai đoạn tiếp nhận hồ sơ đề nghị CNLS, HPHLS, nếu giấy tờ, tài liệu thuộc trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự thì cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị CNLS, HPHLS.
Nếu người nộp đơn vẫn đề nghị CNLS, HPHLS, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.
Như vậy, nếu hồ sơ của bạn thuộc vào trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nhưng muốn được HPHLS thì bạn vẫn có quyền yêu cầu và cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và xử lý theo quy trình HPHLS cho bạn.
2. Danh sách các quốc gia được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Các chữ viết tắt:
- HĐTTTP: Hiệp định tương trợ tư pháp
- HĐLS: Hiệp định lãnh sự
- TTTP: Tương trợ tư pháp
- CQĐD: Cơ quan đại diện
- CQTƯ: Cơ quan Trung ương
- VQKTVH: Văn phòng Kinh tế – Văn hoá
- HPH: Hợp pháp
- CNLS: Chứng nhận lãnh sự
DANH SÁCH CÁC QUỐC GIA VÀ LOẠI GIẤY TỜ ĐƯỢC MIỄN HPHLS/CNLS
(Cập nhật tháng 10/2019)
| STT | Tên nước | Loại giấy tờ | Cơ quan cấp | Cơ sở miễn HPH/CNLS | Hướng dẫn áp dụng |
| 1 | Cộng hòa Áp-ga-ni-xtan | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Điều 36 Hiệp định Lãnh sự với Áp-ga-ni-xtan năm 1987 | Được miễn HPH/CNLS |
| 2 | Cộng hòa An-giê-ri Dân chủ và Nhân dân | 2.1. Các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích TTTP về hình sự | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 10 HĐTTTP về hình sự ngày 14/4/2010 | Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP và chuyển qua các CQTƯ theo Hiệp định |
| 2.2. Các giấy tờ dân sự, thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của CQ có thẩm quyền cấp | Các cơ quan có thẩm quyền | Điều 5 HĐTTTP trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2010 | Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP và chuyển qua các CQTƯ theo Hiệp định | ||
| 3 | Cộng hòa Ba Lan | 3.1. Các loại giấy tờ lao động (Điều 1.3), dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 14 và 15 HĐTTTP năm 1993 | Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo Hiệp định |
| 3.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 34 HĐLS năm 1979 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 4 | Cộng hòa Bun-ga-ri | 4.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 12 HĐTTTP năm 1986 | Được miễn HPH/CNLS |
| 4.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 33 HĐLS năm 1979 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 5 | Cộng hòa Bê-la-rút | 5.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Điều 11 HĐTTTP năm 2000 | Được miễn HPH/CNLS |
| 5.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 13 HĐLS năm 2008 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 6 | Vương quốc Cam-pu-chia | 6.1.Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Cam-pu-chia | Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 | Được miễn HPH |
| 6.2.Các giấy tờ, tài liệu công dùng cho mục đích TTTP về dân sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Điều 11 HĐTTTP về dân sự năm 2013 | Được miễn HPH, Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định | ||
| 6.3.Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 41 HĐLS năm 1997 với Cam-pu-chia | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 7 | Cộng hòa Ca-dắc-xtan | Bản án, quyết định của Tòa án, hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân Bên ký kết | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Điều 14 HĐTTTP về dân sự năm 2011 | Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định |
| 8 | Cộng hòa Cu-ba | 8.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 13 HĐTTTP năm 1988 | Được miễn HPH/CNLS |
| 8.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 12 HĐLS năm 1981 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 9 | Cộng hòa dân chủ nhân dân Triều Tiên | Giấy tờ dùng cho mục đích TTTP dân sự và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Điều 7 HĐTTTP và pháp lý trong các vấn đề dân sự và hình sự năm 2002; | Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo Hiệp định |
| 10 | Trung Quốc (Đài Loan) | Các loại giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân, gia đình và lao động (Điều 1.2) có chữ ký và con dấu chính thức của CQ có thẩm quyền cấp | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 15 Thỏa thuận giữa hai VPKTVH về TTTP trong lĩnh vực dân sự | Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo Thỏa thuận |
| 11 | Vương quốc Đan Mạch | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003 | Được miễn HPH |
| 12 | Vương quốc Hà Lan | Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam | Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam | CH số HANOI/2015-236 ngày 10/12/2015 (ĐSQ Hà Lan tại Hà Nội) | Được miễn HPH (áp dụng đối với giấy tờ của Việt Nam) |
| 13 | Cộng hòa Hung-ga-ri | 13.1. Các giấy tờ công do cơ quan của một Bên ký kết ban hành hoặc giấy tờ tư có công chứng/chứng thực như chứng nhận đăng ký, chữ ký hoặc nhận dạng | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 6 HĐTTTP về dân sự năm 2018 | Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ được chuyển giao qua các kênh liên lạc theo theo quy định của Hiệp định |
| 13.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 33 HĐLS năm 1979 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 14 | Cộng hòa I-rắc | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 40 HĐLS năm 1990 | Được miễn HPH/CNLS |
| 15 | Cộng hòa I-ta-li-a | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai nước | Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003 | Được miễn HPH/CNLS |
| 16 | CHDCND Lào | 16.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 12 HĐTTTP năm 1988 | Được miễn HPH/CNLS |
| 16.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 36 HĐLS năm 1985 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 15.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Lào tại khu vực biên giới | Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 | Được miễn HPH | ||
| 17 | Mông Cổ | 17.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 8 HĐTTTP năm 2000 | Được miễn HPH/CNLS |
| 17.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 31 HĐLS năm 1979 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 18 | Liên bang Nga | 18.1. Các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực) | Cơ quan Tư pháp của hai Bên (**) | Điều 15 HĐTTTP và PL về các vấn đề dân sự và hình sự năm 1998 | Được miễn HPH/CNLS |
| 18.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 29 HĐLS năm 1978 (ký với Liên Xô) | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 19 | Nhật Bản | Các loại giấy tờ hộ tịch | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Áp dụng nguyên tắc có đi có lại | Được miễn HPH/CNLS |
| 20 | Ni-ca-ra-goa | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 34 Hiệp định lãnh sự với Ni-ca-ra-goa năm 1983 | Được miễn HPH/CNLS |
| 21 | Ô-xtơ-rây-li-a | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 8 Hiệp định lãnh sự với Ô-xtơ-rây-li-a năm 2003 | Được miễn HPH/CNLS |
| 22 | Cộng hòa Pháp | 22.1. Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | – Điều 26 HĐTTTP về các vấn đề dân sự năm 1999 | Được miễn HPH/CNLS |
| – Công hàm trao đổi giữa CLS và ĐSQ Pháp tại HN năm 2011 | |||||
| 22.2. Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các CQTƯ | Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 22.3. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 35.3 HĐLS ngày 21/12/1981 | Được miễn HPH (phải được CNLS nếu phía Bên kia yêu cầu) | ||
| 23 | Ru-ma-ni | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 22 HĐLS năm 1995 | Được miễn HPH/CNLS |
| 24 | Cộng hòa Séc | 24.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 13 HĐTTTP năm 1982 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn HPH/CNLS |
| 24.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 40 HĐLS năm 1980 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 25 | Vương quốc Tây Ban Nha | Các giấy tờ, tài liệu về hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 21 HĐ TTTP về hình sự năm 2015 | Được miễn HPH/CNLS khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương |
| 26 | Liên bang Thụy Sỹ | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2005 | Được miễn HPH |
| 27 | Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa (**) | 27.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự | Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức | Điều 29 HĐTTTP năm 1998 | Miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo HĐTTTP năm 1998 |
| 27.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 45 HĐLS năm 1998 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 27.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới | Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 | Được miễn HPH | ||
| 28 | U-crai-na | 28.1. Các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 12 HĐTTTP năm 2000 | Được miễn HPH/CNLS |
| 28.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 42 HĐLS năm 1994 | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 29 | Cộng hòa Xlô-va-ki-a | 29.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 13 HĐTTTP năm 1982 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn HPH/CNLS |
| 29.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | CQĐD của nước này tại nước kia | Điều 40 HĐLS năm 1980 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn HPH/CNLS | ||
| 30 | Cộng hòa In-đô-nê-xi-a | Các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích TTTP về hình sự, trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 19 HĐTTTP về hình sự ký ngày 07/6/2013, có hiệu lực từ ngày 22/1/2016 | Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, hồ sơ được chuyển giao theo Hiệp định |
Danh sách 30 quốc gia và loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự nêu trên được cập nhật vào tháng 10/2019 bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam. Đến nay vẫn chưa có thay đổi nào nên bạn có thể dựa vào bảng danh sách trên và nhu cầu sử dụng giấy tờ, tài liệu thực tế của bản thân để xác định giấy tờ, tài liệu có thuộc trường hợp được miễn HPHLS/CNLS hay không.
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự là trường hợp đặc biệt mà theo đó giấy tờ, tài liệu nước ngoài mặc nhiên có giá trị sử dụng tại Việt Nam. Để hiểu rõ hơn về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay, bạn đọc có thể tìm hiểu tại: https://joiegarden.vn/thu-tuc-hop-phap-hoa-lanh-su-cap-nhat-le-phi-2023/
Nguồn tài liệu tham khảo:
https://lanhsuvietnam.gov.vn/Lists/danh sach cac nuoc mien HPHLS
